Cómo cuadrar horarios por nivel, evitar mezclas y llevar altas y bajas sin perder el hilo durante la temporada.
Demasiado pronto: el grupo queda medio vacío y el profesor trabaja sin motivación. Demasiado tarde: los alumnos que llevan semanas esperando el siguiente nivel se van a otro sitio. La base es simple: lista actualizada de quién está en cada grupo y qué día le toca.
Cuando un alumno sube, anota la fecha y el grupo nuevo en su ficha ese mismo día. Si no, dos semanas después sigue apareciendo en la lista del grupo anterior, ocupando una plaza que ya no le corresponde.
Si haces espectáculos, abre los ensayos como grupos separados en la agenda aunque compartan nivel. Los ensayos tienen dinámica de cupo diferente y mezclarlos con clase normal rompe la planificación.
Si este tema te resultó útil, aquí tienes guías relacionadas para seguir mejorando tu día a día.
Define un pagador principal por familia con datos de contacto claros. El descuento familiar (si lo aplicas) debe estar por escrito con las condiciones exactas: cuándo aplica, qué pasa si uno de los hermanos da de baja. Registra siempre la baja el mismo día para que no sigan ocupando plaza.
Define niveles con nombres que el alumno entienda y requisitos simples para cada uno. Al matricularse, asigna el nivel en su ficha. La agenda debe mostrar el grupo/nivel de cada clase para que no haya confusión ni al reservar ni al entrar.
El seguimiento de asistencia es clave: cuando un alumno falta dos semanas seguidas sin aviso, es señal de riesgo de baja. Un contacto proactivo ("¿todo bien?") recupera más alumnos que cualquier campaña de reactivación posterior. Mide asistencia por grupo cada semana.
Excel funciona hasta 20–30 alumnos y con un solo profesor. A partir de ahí, el cruce de grupos, niveles, cobros y comunicación supera lo que una hoja puede gestionar bien. Los errores de cobro y las fichas duplicadas son la señal de que el Excel ha llegado a su límite.
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